1. Saya sudah menegaskan bahawa saya tidak akan membuat penulisan terhadap pandangan politik saya dalam blog ini kerana tujuan utama blog ini disediakan adalah supaya mempermudahkan tugas saya agar dapat berkongsi pengalaman dalam memimpin organisasi mahasiswa dan diharapkan dapat memberi faedah semaksimum yang mungkin kepada pimpinan baru mahasiswa kerana memang ramai pemimpin mahasiswa yang baru terkapai-kapai tiada tempat untuk mendapatkan ilmu sebegini.
2. Hal ini kerana jika saudara mahu mendapatkan maklumat berkenaan pandangan politik dan isu nasional mahupun global, saudara hanya perlu taip di google sahaja "keyword" nya. Beribu-ribu blog rasmi atau tidak rasmi yang muncul. Tetapi cuba saudara mencari 1 sahaja blog yang menekankan kemahiran kepimpinan organisasi mahasiswa dalam kampus secara praktikal, maka teramatlah sukar dan saya tidak pernah jumpa blog sebegini di kalangan mahasiswa utm.
3. Soalnya, dimana mahasiswa yang baru mahu belajar jika PRO dan EVO mahasiswa hanya pandai beretorik? tetapi tidak ada pengalaman dalam memimpin organisasi? sudah saya cabar kedua-duanya dientri saya sebelum ini supaya menggariskan dengan JELAS apa yang mereka mahu lakukan kepada pengundi mereka jika mereka berjaya memenangi pihanraya. Fikirkanlah..
4. Jadi kita kembali kepada isu hari ini iaitu kehilangan kertas kerja di HEP salah siapa? saya akan cuba menulis dengan adil dan tidak berpihak kepada mana-mana samada HEP atau Mahasiswa.
5. Satu perkara yang mahasiswa harus sedar adalah HEP menggariskan peraturan supaya setiap persatuan atau kolej menghantar perancangan tahunan beserta kertas kerja pada setiap kali selepas AGM bagi melancarkan perjalanan aktiviti mahasiswa. istilah yang digunakan adalah menghantar kertas kerja secara "bundle". Jika dilihat secara kasar, cara ini amat menyusahkan mahasiswa kerana masih baru memegang tampuk kepimpinan dan menghadapi masalah dalam membuat perancangan.
6. Tetapi rasionalnya tindakan HEP ini adalah kerana berkaitan dengan peruntukan dari pejabat bendahari. Polisi pejabat bendahari pula tertakluk kepada polisi kerajaan iaitu memberi dan meluluskan peruntukan mengikut kalendar Tahunan, walhal aktiviti siswa di UTM berpandukan Kalendar Akademik. Jadi HEP perlu mengemukakan bajet lengkap tahunan setiap persatuan dan memerlukan maklumat lengkap mengenai aktiviti persatuan.
7. Tetapi, HEP sedar akan masalah ini dan membenarkan program-program Ad-Hoc. Perkara yang perlu diingatkan apabila kita mengendalikan program Ad-Hoc dan menghantar kertas kerja secara Ad-Hoc maka kita juga haruslah tidak mengharapkan layanan istimewa. Ini kerana kita sudah lari dari sistem, maka kita mesti sering buat "follow up".
8. Antara teknik yang sering saya gunakan adalah berikut:
2. Hal ini kerana jika saudara mahu mendapatkan maklumat berkenaan pandangan politik dan isu nasional mahupun global, saudara hanya perlu taip di google sahaja "keyword" nya. Beribu-ribu blog rasmi atau tidak rasmi yang muncul. Tetapi cuba saudara mencari 1 sahaja blog yang menekankan kemahiran kepimpinan organisasi mahasiswa dalam kampus secara praktikal, maka teramatlah sukar dan saya tidak pernah jumpa blog sebegini di kalangan mahasiswa utm.
3. Soalnya, dimana mahasiswa yang baru mahu belajar jika PRO dan EVO mahasiswa hanya pandai beretorik? tetapi tidak ada pengalaman dalam memimpin organisasi? sudah saya cabar kedua-duanya dientri saya sebelum ini supaya menggariskan dengan JELAS apa yang mereka mahu lakukan kepada pengundi mereka jika mereka berjaya memenangi pihanraya. Fikirkanlah..
4. Jadi kita kembali kepada isu hari ini iaitu kehilangan kertas kerja di HEP salah siapa? saya akan cuba menulis dengan adil dan tidak berpihak kepada mana-mana samada HEP atau Mahasiswa.
5. Satu perkara yang mahasiswa harus sedar adalah HEP menggariskan peraturan supaya setiap persatuan atau kolej menghantar perancangan tahunan beserta kertas kerja pada setiap kali selepas AGM bagi melancarkan perjalanan aktiviti mahasiswa. istilah yang digunakan adalah menghantar kertas kerja secara "bundle". Jika dilihat secara kasar, cara ini amat menyusahkan mahasiswa kerana masih baru memegang tampuk kepimpinan dan menghadapi masalah dalam membuat perancangan.
6. Tetapi rasionalnya tindakan HEP ini adalah kerana berkaitan dengan peruntukan dari pejabat bendahari. Polisi pejabat bendahari pula tertakluk kepada polisi kerajaan iaitu memberi dan meluluskan peruntukan mengikut kalendar Tahunan, walhal aktiviti siswa di UTM berpandukan Kalendar Akademik. Jadi HEP perlu mengemukakan bajet lengkap tahunan setiap persatuan dan memerlukan maklumat lengkap mengenai aktiviti persatuan.
7. Tetapi, HEP sedar akan masalah ini dan membenarkan program-program Ad-Hoc. Perkara yang perlu diingatkan apabila kita mengendalikan program Ad-Hoc dan menghantar kertas kerja secara Ad-Hoc maka kita juga haruslah tidak mengharapkan layanan istimewa. Ini kerana kita sudah lari dari sistem, maka kita mesti sering buat "follow up".
8. Antara teknik yang sering saya gunakan adalah berikut:
- Terus hantar kepada kerani pegawai yang berkaitan (bukan di kaunter).
- Setelah masuk hari ke-2 saya akan terus menelefon pegawai HEP dan bertanyakan status.
- Sehari selepas itu saya akan menelefon kerani pegawai tersebut dan bertanyakan bila surat kelulusan boleh beliau siapkan (minta satu tarikh supaya anda boleh telefon dia balik).
- Setelah kerani tersebut memberi tarikh untu di "follow up", saya akan telefon kerani tersebut pada tarikh yang dijanjikan.
9. InsyALLAH kertas kerja tidak akan hilang, siswa juga harus sedar bahawa tugas pegawai HEP bukan hanya setakat memantau program, malah ada lagi tugasan-tugasan yang lain. Kebiasaannya kes kertas kerja yang hilang adalah kerana kita hantar kertas kerja pada hari ini, dan follow up lagi 2 minggu. Seperti yang saya tegaskan sebelum ini, jika kita hantar kertas kerja secara Ad-Hoc, janganlah kita harapkan layanan istimewa.
10. Jika kertas kerja kita hilang sewaktu kita hantar secara "bundle" maka kita boleh salahkan HEP 100%, tetapi jika kita menghantar secara Ad-Hoc dan kita mengharap layanan istimewa maka kita yang perlu disalahkan 100%.
11. Kesimpulannya, Kehilangan Kertas Kerja di HEP, Salah Siapa?
salam saudara,
ReplyDeletesaya sokong usaha saudara membuat blog ini untuk kemudahan mahasiswa UTM.
Teringat zaman saya menjadi pelajar di UTM, berprogram..yang memudahkannya kerana kami dulu baik dengan pegawai2 HEP dan pentadbir kolej. Walaupun kadang kala itu bertelagah juga tapi gaduh2 sayang....
www.muhammadridwanto.wordpress.com